Even voorstellen: Claudia, Co├Ârdinator Banqueting & Sales bij Zonneoord

In deze serie stellen we de mensen aan je voor die je tegenkomt als je als gast binnenstapt op Zonneoord. Vandaag is dat Claudia. Als je een zaal huurt of ooit hebt gehuurd bij Zonneoord, komt die naam je waarschijnlijk wel bekend voor. Je hebt dan contact met haar (gehad). “Ik vind het leuk om het mensen naar de zin te maken. Ik ben oprecht blij als gasten tevreden de deur uit gaan.”

Het contact met de gast

Als je een evenement of vergadering wilt houden bij Zonneoord, kom je in contact met Claudia. “Ik doe eigenlijk het contact met de gast van A-Z én ik bespreek met de collega’s alles van A-Z,” vertelt Claudia. “Het contact met de gast begint vaak met een contactformulier of ze komen via via bij ons terecht. Ik probeer altijd binnen een dag te reageren op aanvragen, want ik vind het fijn als de gasten snel weten waar ze aan toe zijn. In ons eerste contact bespreken we de wensen. Denk hierbij aan het aantal mensen dat komt, welke apparatuur er nodig is, in welke opstelling de zaal moet staan, of ze willen eten en zo ja, of er diëten zijn waar we rekening mee moeten houden en nog veel meer. Als alles op papier staat, zorg ik dat de gast een bevestiging of offerte krijgt. Is de reservering definitief? Dan hebben we een week voor het evenement nog even contact. Vaak zijn er tegen die tijd wat wijzigingen in de planning die ik hier doorvoer en dan staat bij de start alles klaar voor de gasten.”

Grote evenementen

Dat wat Claudia hiervoor vertelde, is de kant die de gast ziet, maar intern wordt er veel geregeld om alles op het moment dat Zonneoord gereserveerd is, op rolletjes te laten lopen. “Dat is soms best een uitdaging, maar dat vind ik juist ook zo leuk aan dit werk.” En hoewel Claudia zowel kleine als grote evenementen leuk vindt, is een groot evenement iets waar ze erg van kan genieten. “Hoe gevarieerder en breder, hoe leuker. Het is hard werken op zo’n dag, maar als de grote dag dan voorbij is en ik kan denken ‘alles was er’, dan ga ik met een heel goed gevoel naar huis.”

Het draaiboek van Zonneoord

Voor het zover is, staat Claudia voor de taak om alles uit te denken en te regelen. “Ik bekijk de reservering en kijk wat er te doen is. Is er een borrel besteld? Dan kijk ik of alle dranken in huis zijn. Is er een activiteit gepland? Dan zorg ik dat de benodigdheden daarvoor in huis of gehuurd zijn. Bij bijzondere wensen, zoals bijvoorbeeld een tour met e-choppers, leg ik contact met bedrijven waar we vaak mee samenwerken om te zorgen dat het voor de gast voor elkaar komt. Soms zijn er extra’s nodig zoals extern personeel om een diner te serveren of moeten er spullen gehuurd worden. Denk aan speciale stoelen of tafels die de gast op het oog heeft of extra bestek en servies. Dan ga ik dat in orde maken.”
 

“Alle aandacht gaat naar jullie. Die focus is heel fijn. Voor ons, maar ook voor de gasten.”

 

De taken die Claudia zelf doet, heeft ze goed onder controle en die werkt ze vol focus uit, maar naast haar staat ook een team dat ervoor zorgt dat aan alle wensen voldaan kan worden. “Elke woensdag komt het team bij elkaar en bespreek ik wat er de komende week gepland staat. Het is voor iedereen fijn om te weten wat we precies kunnen verwachten en wanneer wat gedaan moet worden. Iedereen krijgt een vel met taken. Voor de huismeester is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten in welke zaalopstelling de gereserveerde zalen moeten staan, de keuken wil weten wat er besteld en bereid moet worden en voor de receptiemedewerkers is het fijn om te weten wie er binnenkomt en of er nog extra’s geregeld moeten worden. We spreken alles door, zodat iedereen goed voorbereid de volgende week in gaat.”

(Bijna) alles kan

En bij het organiseren van een evenement of vergadering is op Zonneoord heel veel mogelijk. “Elke groep is anders en het is de uitdaging om aan alle wensen te voldoen. We zullen niet snel ‘nee’ zeggen. We zullen in elk geval altijd proberen om de wensen realiseren.”

Het unieke aan Zonneoord

“Allereerst is het unieke aan Zonneoord dat we hier natuurlijk op een prachtige locatie zitten, midden in de natuur. Ook ben ik erg blij met het geweldige team, maar daarnaast is Zonneoord echt anders dan andere vergaderlocaties. Ik heb op meerdere locaties gewerkt en wat ik zo leuk vind aan Zonneoord is dat wij echt oog hebben voor jou als gast. Als ik het vergelijk met de collega-hotels waar ik voorheen werkte, was dat echte horeca en zit in de zomer het terras vol. Dat is bij Zonneoord niet zo. Wij leven ons echt in in de gasten. Als je op Zonneoord komt en je hebt een vergadering, dan concentreren wij ons op de gasten die op dat moment aanwezig zijn. Alle aandacht gaat naar jullie. Die focus is heel fijn. Voor ons, maar ook voor de gasten.”

Bekijk hier alle mogelijkheden op Zonneoord

 

Waarom Landgoed Zonneoord?
wat wij voor u kunnen betekenen