De laatste jaren is niemand eraan ontkomen: hybride vergaderen. Steeds meer mensen werken aanhoudend remote. Een deel van je team zit thuis, een deel op kantoor en weer anderen vanaf een externe locatie. En dat werkt prima – soms zelfs beter dan op één locatie. Mooi, want tegenwoordig werkt vrijwel niemand meer vijf dagen per week op kantoor.
Hoe zorg je dus, juist nu, dat je een hybride vergadering zo goed, slim en efficiënt mogelijk organiseert? Hieronder informatie en tips over hoe je gecombineerd vergaderen het beste aanpakt. Zodat iedereen productief, geïnspireerd en energiek aan de slag gaat.
Hoewel iedereen ongetwijfeld al bekend is met het fenomeen hybride vergaderen, toch nog even voor de volledigheid: hybride vergaderen is een combinatie van online en offline vergaderen. Een deel van de aanwezigen schuift fysiek aan, een ander deel logt digitaal in vanuit huis of een andere werkplek op afstand. Op deze manier thuis, op kantoor én externe locaties vergaderen kan via systemen zoals Microsoft Teams, Google Meet en Zoom.
Om een hybride vergadering goed te organiseren, moet je werkomgeving geschikt zijn voor gecombineerd vergaderen. De meeste kantoren zijn dit tegenwoordig ook. Toch is het fijn om, al is het af en toe, een hybride vergadering elders te organiseren. Zeker als je met een groter gezelschap dan normaal bent, als mensen van verschillende richtingen moeten komen, of als je gewoon inspiratie wilt halen uit afwisseling van omgeving.
Gebruik ons landgoed dan als jouw uitvalsbasis. Wij zijn jouw (tijdelijke) kantoorruimte of remote flexplek. Op Zonneoord ben je voorzien van alles wat je nodig hebt voor een efficiënte vergadering, terwijl je omringd wordt door inspirerend groen. Jouw unieke vergaderlocatie in de natuur, centraal gelegen in Ede. Zo maak je van een zakelijke verplichting een belevenis.
In het begin was het voor iedereen even passen en meten. Inmiddels snappen we vrijwel allemaal wel hoe hybride vergaderen werkt en waarom het zo efficiënt is. Om maar een paar voordelen op een rij te noemen:
Hoe zorg je dat je bovenstaande voordelen maximaal benut? Wat heb je daarvoor nodig? Zaken zoals een sterke internetverbinding, duidelijke agenda en goede apparatuur zijn al lang en breed een vanzelfsprekendheid voor een effectieve moderne vergadering. Maar heb je ook al eens nagedacht over het volgende?
Constant naar een scherm kijken en een lijstje aflopen, werkt averechts voor de aandacht en interesse. Zeker als het gaat om een langere hybride vergadering, zoals een stevige brainstormsessie, is het belangrijk de energie hoog te houden. Maak bijvoorbeeld gebruik van huddle rooms, kahoots, creatieve opdrachten en – niet onbelangrijk – pauzes. Meerdere kortere sessies werken beter dan één lange. Afwisseling creëert zo meer betrokkenheid en levert daardoor nog betere ideeën op.
Ook interessant: 4 tips om effectief te brainstormen
Je stelt van tevoren een planning op en deelt deze met de deelnemers. Vervolgens is het de kunst deze tijdens de vergadering te bewaken. Het is makkelijk om af te dwalen en te lang op één onderwerp of vraagstuk door te gaan. Daarom is het handig om iemand aan te stellen die de tijd in de gaten houdt, het gesprek terugstuurt naar de kern als er teveel wordt afgedwaald, en ervoor zorgt er niet één persoon of groep is die het gesprek domineert. Zo komt alles aan bod en iedereen aan het woord.
Mensen willen nu eenmaal contact en connectie. Of dat nu is inspelen op elkaars ideeën, of gewoon even een kletspraatje maken. Maak hier ook ruimte voor in je hybride vergadering. Houd zeker vast aan de structuur, maar vergeet het menselijke aspect niet. Even afdwalen naar een minder relevant onderwerp ontspoort niet meteen de hele meeting. Sterker nog – juist daarvan zullen veel deelnemers energie en inspiratie krijgen. Plus: zo houd je ook de afwisseling erin (zie boven).
Hybride vergaderen via Teams of Zoom geeft je al de technologie om tot een goed resultaat te komen. En op een goede vergaderlocatie zoals Zonneoord ben je ook voorzien van alle nodige audiovisuele apparatuur. Overweeg daarnaast om je meeting makkelijker en gestroomlijnder te maken met extensies en extra software. De meeste digitale meeting-systemen hebben tegenwoordig bijvoorbeeld opties om achtergrondgeluid te dempen en storingen te detecteren, soms door middel van AI. Zo wordt daar automatisch op gelet en kunnen alle deelnemers zich ongestoord bezig houden met de inhoud.
Benieuwd naar de mogelijkheden bij Zonneoord? Bekijk alle hybride vergaderruimtes en informeer gerust naar de opties, zoals catering, extra apparatuur of speciale voorzieningen. Met de juiste aanpak en een moderne vergaderruimte stroomlijn jij jouw volgende hybride vergadering.
