3 tips voor onderscheidend evenement organiseren

Wil jij een event organiseren dat volle zalen trekt en je doelgroep bijblijft? Een conferentie of congres, een symposium of seminar, een netwerkborrel of de lancering van een product… zakelijke meetings zijn er in alle vormen en maten. Coördinator banqueting & sales Claudia organiseert ze vrijwel dagelijks op ons landgoed. Haar 3 tips zijn jouw ingrediënten voor het organiseren van een onderscheidend evenement.

Netwerkborrel onder stretchtent op terras zonneoord

Tip 1: zakelijk evenement - waar doe(l) je het voor?

“Als iemand een zakelijk evenement op ons landgoed wil organiseren, is het altijd goed te weten waarvoor diegene dat doet. Het doel navragen is altijd als een van de eerste dingen die ik doe,” vertelt Claudia. 

“Stel een organisatie wil een netwerkborrel op ons terras houden met als doel klantenbinding. Voor zo’n netwerkbijeenkomst zal ik voorstellen om een ontspannen sfeer te creëren. Dat kan met nonchalant verspreide statafels en onze verrijdbare kruiwagenbanken, de barbecue aan te steken en huisstijlmateriaal op subtiele wijze te plaatsen. Als een bedrijf ons terras als locatie wil voor een officiële lancering om hun klanten te laten kennismaken met een nieuw product, pak ik het anders aan. Zo zullen we de statafels om een centrale presentatieplek positioneren, zodat de aandacht daar automatisch naartoe gaat. Daarnaast zetten we huisstijlmateriaal nadrukkelijk zichtbaar neer. Verder kiezen we dan voor formelere catering; de collega’s van het landgoedrestaurant bedienen de gasten op het terras persoonlijk met een hapje en drankje. 

evenement met als outdooractiviteit buiten lunchpakket nuttigen van landgoedrestaurant Zonneoord

Tip 2: origineel onderdeel in meeting voor volle zalen

Het is om het even in welke branche je actief bent, wat het onderwerp van je evenement is en of jij jouw bijeenkomst in de vorm giet van een congres, seminar of conferentie. Met een origineel onderdeel in het programma van de meeting trek je eerder volle zalen. 

Claudia: “Dat hoeft niet heel ingewikkeld te zijn. Wij merken dat deelnemers het heel verrassend vinden als zij rond het middaguur een wandeling met lunchtas gaan maken. Het valt elk evenement weer ontzettend goed in de smaak. Deze net even andere manier van pauzeren kunnen wij eenvoudig voor je organiseren. Een borrel op ons terras als afsluiter van je evenement kan, maar hoeveel leuker is het als wij op ons SOMA-natuurterrein de stretchtent opzetten, daar een drankje een hapje van de ofyr barbecue aan jou en je gasten serveren?”  

Trimbaan op Landgoed Zonneoord voor buitenactiviteitenSportieve activiteiten op trimbaan Landgoed Zonneoord

 

Tip 3: evenement organiseren met je doelgroep voor ogen

Heb jij goed voor ogen voor wie je een evenement gaat organiseren? Een programma waaruit blijkt dat jij je doelgroep en hun behoeftes ziet, zal mensen bijblijven. 

“Het zijn de kleine dingen die het hem doen", zegt Claudia, “Organiseer jij bijvoorbeeld een seminar over nieuwe manieren om medewerkers gezond te houden en is ‘beweging’ een belangrijk onderwerp? Dan zou ik je het idee aanreiken om als origineel onderdeel van jouw evenement daar niet alleen over vertellen. Door naar de trimbaan op ons landgoed te gaan, kun je jouw onderwerp namelijk illustreren. Voorwaarde is wel dat je weet wie zich in jouw doelgroep bevinden. Dan kun je met oudere deelnemers en gasten met gezondheidsissues laagintensieve oefeningen doen en de fitte mensen een intensievere training aanbieden.” 

Ze denkt even na en geeft dan nog een voorbeeld: “Zorgen voor een link met de doelgroep zit soms ook in faciliteiten. Als we hier een congres voor opticiens mogen organiseren, zou ik voorstellen om verspreid door de vergaderlocatie meerdere schermen neer te zetten. Onbewust is dat een signaal van de organisatie achter het congres naar de deelnemers dat er altijd aandacht is voor het hebben van goed zicht.’ 

Indoor en outdoor activiteiten van health transformation community op Landgoed Zonneoord (foto: Health Transformation Community)

Evenement organiseren op Landgoed Zonneoord

Ideeën nodig voor jouw evenement? Benieuwd naar de faciliteiten van ons Landgoed Zonneoord in Ede? Neem gerust contact contact op. Claudia en haar collega’s informeren je graag en helpen jou een succesvol evenement te organiseren.

Waarom Landgoed Zonneoord?
wat wij voor u kunnen betekenen